Fußbodentechnik Loos in Solingen setzt auf Branchensoftware Caro Office
Vereinfachte Auftragsbearbeitung
Ein Großteil der Arbeit von Inhabern in Parkett- und Bodenlegerbetrieben findet heutzutage am Schreibtisch statt. Als Unterstützung kann eine Branchensoftware wie Caro von Sander & Doll wertvolle Dienste leisten. Wie der Parkett- und Bodenlegerbetrieb Fußbodentechnik Loos aus Solingen Themen wie Angebote erstellen, Aufträge verändern und Rechnungen schreiben schnell in den Griff bekommt, zeigt dieser Anwenderbericht.
Kunden erwarten Ihr Angebot heute in ein bis zwei Tagen, manchmal auch innerhalb von einer Stunde - dann versenden wir es per E-Mail. Ohne Software ist das kaum zu schaffen", weiß Torsten Loos von der Fußbodentechnik Loos in Solingen. "Oftmals wünschen die Kunden später noch Änderungen. Das Austauschen der Artikel und die Neukalkulation ist ein wichtiger Zeitfaktor." Seit 1990 setzt die Firma daher auf eine computergestützte Auftragsbearbeitung. Das erste Programm enthielt noch keine speziellen Funktionen für Bodenleger. Deshalb stieg die Firma einige Jahre später mit der Software Caro Office von Sander & Doll auf eine Branchenlösung um. "Gerade Funktionen wie die Berücksichtigung von Verschnitt in der Kalkulation oder die automatische Anpassung von Arbeitszeiten an Objektgrößen machten uns die Entscheidung leicht", erinnert sich Torsten Loos.
Bearbeitung von Angeboten
Nachdem Loos morgens den Rechner hochgefahren hat, erstellt er mit Caro als Erstes die Arbeitsanweisungen für seine Mitarbeiter und widmet sich dann den angefragten Angeboten. "Die Auftragsbearbeitung ist in erster Linie mein Part und somit auch die Arbeit mit Caro. Mein Bruder ist für die praktische Ausführung der Aufträge verantwortlich." Neben der Verwaltung von Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten erstellt der Betrieb sämtliche Auftragsdokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit dem Programm. Meldet sich ein neuer Auftraggeber, legt Torsten Loos sogleich einen Stammdatensatz an. Das ist auch möglich, während er gerade in einem anderen Fenster ein Angebot schreibt. Den neuen Kunden ordnet er dann einer Gruppe zu, wie zum Beispiel Privat, Architekt oder Kirche. Eine entsprechende Zuordnung erleichtert die Preiskalkulation, ermöglicht statistische Auswertungen oder den Versand von Serienbriefen an eine bestimmte Gruppe. Was wurde vereinbart? Wie lautet der Name des Mieters? Als Gedächtnisstütze hinterlegt Torsten Loos Gesprächsnotizen in der Historie des jeweiligen Kunden. Und auch die zentrale Wiedervorlage nutzt er für seine tägliche Arbeit. Dort kann er sich an wichtige Termine oder auch an einzelne Dokumente erinnern lassen.
Bildschirmdarstellung entspricht späterem Ausdruck
Die Bearbeitung von Dokumenten erfolgt im Layout-Modus: Sie werden am Bildschirm so dargestellt, wie sie später im Ausdruck aussehen. Für ein Angebot wählt er den Kunden aus einer Liste aus, die Software setzt automatisch Namen und Adresse in den Dokumentenkopf ein. Dann fügt er die gewünschten Angebotsbausteine ein. Alle weiteren Dokumente leitet er anschließend per Mausklick aus dem Angebot ab. Im Lieferumfang von Caro ist ein Leistungsverzeichnis enthalten, in dem alle wichtigen Leistungen des Parkett- und Bodenlegerhandwerks aufgeführt sind. Diese Bausteine können manuell ergänzt oder geändert werden.
Rechnungen schreiben
Um die Liquidität des Betriebes zu erhalten, stellt die Fußbodentechnik GmbH generell ab einer Auftragssumme von 10.000 EUR einen pauschalen Abschlagsbetrag in Rechnung, der bei Materiallieferung fällig wird. Einige Kunden bevorzugen eine Abrechnung nach Angebots- oder Aufmaßpositionen. Caro unterstützt daher alle Abrechnungsvarianten. Das Programm nummeriert alle anfallenden Abschlagsrechnungen und ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. In der Schlussrechnung werden alle bis dahin erstellten Teilrechnungen automatisch berücksichtigt. Skontobeträge können ebenfalls anteilig in den Abschlagsrechnungen oder wahlweise erst in der Schlussrechnung für die gesamte Rechnungssumme angezeigt werden. Fordert der Auftraggeber einen Sicherheitseinbehalt, so wird dieser in den Abschlagsrechnungen anteilig dargestellt. Torsten Loos vereinbart in allen Rechnungen ein festes Zahlungsziel: Zahlbar nach Erhalt der Rechnung ohne Abzug. "Die meisten Kunden zahlen zumindest nach 14 Tagen. Fragt jemand vorher nach Skonto, so räumen wir ihm dies bei sofortiger Zahlung auch ein."
Forderungsverwaltung zeigt offene Posten
Sobald Torsten Loos eine Rechnung erstellt hat, sei es eine Abschlags- oder eine Schlussrechnung, legt das Programm automatisch eine entsprechende Forderung an. In der Forderungsverwaltung von Caro überprüft Torsten Loos mindestens alle zwei Tage die Liste der offenen Posten: "Zahlt ein Kunde nicht, rufe ich erst einmal an und frage was los ist". Bleibt diese telefonische Erinnerung erfolglos, beginnt Torsten Loos mit einem dreistufigen Mahnverfahren durch Caro. Für jede Stufe sind im Programm unterschiedliche Anschreiben hinterlegt, außerdem werden die Höhe der Mahngebühren und ein Verzugszinssatz festgelegt.
Caro schlägt Forderungen zur Zahlungserinnerung vor und Torsten Loos wählt per Mausklick die aus, die er ausdrucken und versenden möchte. "Zahlt ein Kunde dann immer noch nicht, übergeben wir die Forderung an ein Inkasso-Unternehmen, das das gerichtliche Mahnverfahren übernimmt." Damit Torsten Loos gegenüber seinen Lieferanten nicht selbst in Zahlungsverzug kommt, nutzt er eine Schnittstelle, über die er eine Überweisungsdatei für sein Online-Banking-Programm erzeugen kann. "Das ist wesentlich einfacher, als die Überweisung jedes Mal per Hand auszufüllen."
aus
FussbodenTechnik 01/09
(Referenz)