EDV im Betrieb - Serie Teil 3

Aufträge per Mausklick

Immer mehr Unternehmen und öffentliche Auftraggeber vergeben Aufträge über das Internet. Auch wenn diese Form der Auftragsvergabe beim Handwerk auf Grund des Preisniveaus nicht gerne gesehen ist, so bietet das digitale Verfahren durchaus Vorteile: Zugang zu neuen Aufträgen, kein Kopieren von Ausschreibungsunterlagen, keine Postlaufzeiten. Die Vorteile kommen jedoch vor allem zum Tragen, wenn die Ausschreibungen aus dem Internet reibungslos in die eigene Software integriert und dort bearbeitet werden können. Peter Doll, Vorstand der Sander & Doll AG, beschäftigt sich im dritten Teil unserer EDV-Serie mit der wichtigen Anbindung ans Internet.

Weitgehend unbemerkt von der (Handwerks-) Öffentlichkeit vollzieht sich gerade ein wichtiger Wandel in der Vergabe öffentlicher Aufträge: Nach einem am 19. Januar 2005 vorgelegten Aktionsplan der Europäischen Union müssen alle Kommunen, Länder und staatlichen Stellen der Mitgliedsstaaten ab Februar 2006 beginnen, Aufträge elektronisch zu vergeben. Ab 2010 schließlich wird die elektronische Vergabe oder "e-Vergabe" die Regel sein. Auch die Wirtschaft hat die Weichen zur Online-Vergabe gestellt und ihre Beschaffung bereits vielfach ins Internet verlegt.

Datenbank oder Vergabe-Portal

Wer Online-Ausschreibungen nutzen möchte, braucht einen PC und eine Internetverbindung (ISDN oder DSL) sowie eine E-Mail-Adresse. Im Internet unterscheidet man dann zwischen Ausschreibungs-Datenbanken und Plattformen zur kompletten Vergabe-Abwicklung.

Die reinen Datenbanken bieten dem Nutzer die Möglichkeit, nach Ausschreibungen zu recherchieren und die Unterlagen auf seinen Rechner herunter zu laden. Der Anwender kann die Ausschreibungen zunächst nach Kriterien wie Branche oder Region filtern und sich Kurzbeschreibungen der Projekte ansehen. Das Download der kompletten Ausschreibungsunterlagen im pdf- oder GAEB-Format ist kostenpflichtig. Das Angebot wird ausgedruckt und auf herkömmliche Weise versendet. Dabei bieten die meisten Ausschreibungsbörsen auch die Möglichkeit, ein individuelles Suchprofil anzulegen und sich regelmäßig passende Ausschreibungen per E-Mail schicken zu lassen.

Auf den eigentlichen Plattformen oder e-Vergabe-Portalen kann der Anwender sein Angebot auch online einreichen. Er lädt dazu das Angebot verschlüsselt wieder in die entsprechende Plattform; vorzeitiges Öffnen wird durch einen digitalen "Zeitstempel" verhindert. Um Angebote elektronisch abzugeben, benötigt der Anwender zusätzlich ein Kartenlesegerät und eine SmartCard sowie eine Zusatzsoftware für die rechtsgültige digitale Signatur. Portal-Betreiber, die die Abwicklung des kompletten Vergabeverfahrens anbieten, erheben meist eine einmalige Anmeldegebühr, eine monatliche Grundgebühr und einen Betrag pro Download.

Es empfiehlt sich, Preise und Leistungsumfang verschiedener Plattformen zu vergleichen. Auf der Startseite sollte stets die aktuelle Anzahl der Ausschreibungen und der Neuzugänge ersichtlich sein. Eine gute Möglichkeit ist es, zunächst einen Testzugang zu wählen, den viele Portale kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr anbieten.

Anbindung an Software entscheidend

Für eine flächendeckende Akzeptanz und Nutzung der Internet-Aufträge im Handwerk wird die Anbindung an Software-Lösungen eine wichtige Rolle spielen. Denn nur wenn ein Unternehmer die Ausschreibungsunterlagen ohne zeitraubendes Umformatieren in sein Programm integrieren, spart er mit dem neuen Verfahren Zeit. In der eigenen Software kann der Verleger dann, wie gewohnt, unter dem entsprechenden Kunden Bauvorhaben abspeichern, mit Preisen versehen und bei Bedarf weitere Dokumente wie Auftragsbestätigung, Rechnung und Mahnung generieren.

Einige Software-Produkte bieten diese Möglichkeit bereits. So ist beispielsweise in "Caro", der Branchensoftware von Sander & Doll, eine Schnittstelle zum Portal Mareon (www.mareon.de) integriert. Über diese Plattform vergeben rund 85 Wohnungsgesellschaften Instandhaltungsaufträge an über 4.000 dort registrierte Handwerker. "Caro"-Nutzer können sich jeden Morgen eine Liste von Mareon-Aufträgen im Programm ansehen, die komplette Auftragsabwicklung in Caro durchführen und die Rechnung aus dem Programm heraus verschlüsselt wieder in das Portal einstellen - ein Vorgehen, das in wenigen Jahren bereits alltäglich sein wird.

Wer sich rechtzeitig auf die "e-Vergabe" einstellen will, sollte daher seinen Software-Anbieter auf die Integration digitaler Vergabeprozesse ansprechen, beziehungsweise bei der Wahl einer neuen Branchensoftware diesen Punkt im Vorfeld abklären. aus Parkett Magazin 05/05 (Handwerk)