Kundendaten Jetzt rechtssicher machen

Köln - Bereits seit 1. September 2009 gilt die Datenschutznovelle II, welche die gesetzlichen Anforderungen an den Schutz von Mitarbeiter- und Kundendaten verschärft hat. Bislang wurde die Einhaltung der Vorgaben von den Behörden vor allem im Mittelstand praktisch nicht kontrolliert. Es ist aber nicht auszuschließen, dass es ab September dieses Jahres verstärkt zu Überprüfungen durch die Datenschutzbehörden oder 'Kontrollanrufen" durch unseriöse Anwälte kommt. Dann drohen Abmahnungen sowie Bußgelder im vier- bis fünfstelligen Bereich.

Grundsätzlich dürfen seit dem 1. September 2009 Kundendaten nur noch abgespeichert werden, wenn der Kunde dem zugestimmt hat. Werden die Daten sogar an Dritte weitergegeben (z.B. für Gemeinschaftswerbung), muss der Kunde diesem - wie bei der Erlaubnis von Telefon- und E-Mail-Werbung - noch einmal separat zustimmen. Bei Weitergabe der Daten z.B. an eine Druckerei oder einen Lettershop liegt eine Auftragsdatenverarbeitung vor. Da der Auftraggeber weiterhin für die Daten verantwortlich bleibt, muss ein solcher Auftrag schriftlich erteilt werden und den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechen. Für vor dem 1. September 2009 erhobene Kundendaten gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. August 2012. Bis zu diesem Datum muss die Einwilligung des Kunden eingeholt werden. Bei Werbebriefen oder im Katalogversand ist der Kunde zudem stets auf seine Widerrufmöglichkeit hinzuweisen. Bei Verwendung von Miet- oder Kaufadressen muss zudem die Herkunft der Adressen für den Kunden erkennbar sein.

Für alle erhobenen Kundendaten gibt es jedoch eine große Ausnahme: Jetzt und in Zukunft können weiterhin nach § 28, Abs. 3 S. 2 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz Daten ohne Kundeneinwilligung erhoben, gespeichert und verwendet werden, wenn diese sich auf Name, Anschrift, Geburtsjahr, Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung und Zugehörigkeit zu einer bestimmten Personengruppe (also 'statische" Daten) beschränken oder die Daten aus einem allgemein zugänglichen Verzeichnis (z.B. Telefonbuch) erhoben werden. Werden aber - z.B. im Rahmen eines Kunden-Informations-Systems oder für eine Bonusberechnung - auch Umsatz- oder andere Bewegungsdaten erfasst, ist die Kundeneinwilligung zwingend erforderlich. Ansonsten dürfen die Adressen im Rahmen der oben genannten Fristen nicht mehr verwendet werden - nach September 2009 aufgenommene Kundenadressen mit Bewegungsdaten also bereits jetzt schon nicht mehr.

Das bedeutet: Selbst wenn man derzeit noch keine Umsatz- oder Kaufdaten der eigenen Kunden erfasst, sollte man seine Datei jetzt datenschutzrechtlich sicher machen, um perspektivisch keine Marketingchancen zu verspielen. Denn nur wer die Umsätze seiner Kunden kennt, kann diese gezielt ansprechen und erspart sich so unnötige Werbung. Es empfiehlt sich aus diesen Gründen, demnächst alle Kunden anzuschreiben, von denen noch keine Einwilligung vorliegt. Problem: Eine vollständig rechtssichere Gestaltung von Einwilligungserklärungen ist nach Aussage von Juristen nicht möglich, da die Rechtsprechung zu diesem Problemkreis ständig neue Anforderungen aufstellt. Es gibt deshalb nach BTE-Kenntnis keine entsprechende Musterformulierung. Im Folgenden einige Empfehlungen und Hinweise zur Gestaltung des Adressaufnahme-Formulars:

-Als Pflichtangaben sollten nur die tatsächlich für die Zwecke erforderlichen Daten abgefragt werden.

-Soweit die Einwilligungserklärung in Zusammenhang mit anderen Willenserklärungen - z.B. einem Antrag auf eine Kunden- oder Bonuskarte - abgegeben werden soll und daher in die allgemeinen Vertragsbedingungen integriert wird, muss die Einwilligungserklärung deutlich hervorgehoben werden. In der Praxis findet sich oft folgende Formulierung: 'Ich bin damit einverstanden, dass meine persönlichen Angaben elektronisch gespeichert, verarbeitet und zu Informations- und Werbezwecken verwendet werden."

-Das Formular sollte ausdrücklich darauf hinweisen, dass gegen die Nutzung der Daten jederzeit Widerspruch eingelegt werden kann.

-Es ist immer zu differenzieren, ob eine Einwilligungserklärung in Werbung mit Post oder SMS, E-Mail und Telefax abgegeben wird. Wenn der Händler die Werbung mit allen Kommunikationsmitteln ermöglichen möchte, muss er mehrere Einwilligungserklärungen - jeweils für den entsprechenden Kommunikationskanal - einholen.

-Für die Einwilligung in Werbung per Briefpost muss der Kunde das Formular auf jeden Fall einmal unterschreiben. Erfolgt die Einwilligung z.B. in Zusammenhang mit einem Antrag für eine Kundenkarte, reicht eine Unterschrift am Ende des Formulars, soweit die Erklärung ausreichend hervorgehoben wurde. In diesem Fall muss für den Verbraucher aber eine 'opt-out" Möglichkeit zur Abwahl der Einwilligung geschaffen werden.

-Die Einwilligungserklärungen müssen unbedingt archiviert werden. Das gilt auch für den Fall, dass Kunden sich z.B. über die Website des Unternehmens für den Erhalt von E-Mails (z.B. Newsletter) anmelden. In diesem Fall sollte die Website auch die Möglichkeit bieten, die E-Mail-Werbung wieder abzubestellen. aus Haustex 12/12 (Handel)