Bundesfinanzministerium: Aufbewahrungspflicht umfasst digitale Dokumente

Aus aktuellem Anlass weist der Bundesverband Estrich und Belag darauf hin, dass es im Zusammenhang mit der Form der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen von Betriebsprüfungen zunehmend zu Irritationen kommt. Grundsätzlich hat das Bundesministerium der Finanzen mit Erlass vom 14.11.2014 zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Stellung genommen. Der Erlass ist unter folgendem Kurz-Link zu finden: goo.gl/XpsbZ1

Unter der Randziffer 119 des Erlasses ist zur Aufbewahrungsform Folgendes ausgeführt: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen in Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Offensichtlich wird in der Praxis gelegentlich angenommen, dass auch ausgedruckte Dokumente im Rahmen der Aufbewahrungspflichten ausreichen. aus FussbodenTechnik 01/18 (Recht)