Marion Kenklies: Datenschutz für Handwerksbetriebe - Augen auf beim Umgang mit Daten

Datenschutz ist kompliziert. Was darf man verwenden? Was darf man speichern? Was muss man nachweisen? Die Juristin Marion Kenklies informierte das bodenlegende Handwerk auf den Lausitzer Oberflächentagen in puncto Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Nicht zum ersten Mal griff Juristin Marion Kenklies bei ihren Vorträgen vor Parkett- und Bodenlegern das Thema Datenschutz auf. Sie weist immer wieder auf die Forderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hin und hat die Erfahrung gemacht, dass vor allem kleinere Handwerksbetriebe in dieser Angelegenheit häufig Nachholbedarf haben.

Um welche Daten geht es? Neben der Sicherung interner Geschäftsunterlagen geht es vor allem um fremde Daten eigener Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten - also um alle Personen, mit denen ein Betrieb in Kontakt steht. Das reicht vom Namen über Alter, Geschlecht, Religion, Kontonummer und E-Mail-Adresse bis zur Frage, ob ein Kollege aufgrund seines kranken Kindes der Arbeit fern blieb.

Grundsätzlich erlaubt die DSGVO, jene Daten zu verarbeiten, die für eine Vertragserfüllung gesetzlich vorgeschrieben sind, die für das Finanzamt vorgehalten werden müssen und die den berechtigten Interessen eines Betriebes dienen, beispielsweise in einem juristischen Streitfall. Nutzt man Fotos und Daten für Marketingzwecke oder sind Mitarbeiter, Kunden und andere Personen betroffen, ist eine schriftliche Einwilligung der bessere und sichere Weg. Über den Arbeitsvertrag darf man übrigens ein generelles Einverständnis zur Datenabgabe nicht einfordern.

Wenn der Datenschutzprüfer in den Betrieb kommt, muss dort eine schriftliche Datenschutzerklärung aus dem Aktenordner gezogen werden können. "Die ist sehr individuell", sagt Marion Kenklies, "es darf nur das drin stehen, was auch im Betrieb bearbeitet wird." Beliebige Mustervorlagen können deshalb irreführend sein, wenn etwa auf Facebook verwiesen wird, obwohl der betreffende Betrieb dort gar nicht aktiv ist. Korrekt aufgebaut ist eine Datenschutzerklärung, indem sie Deckblatt, IT-Landkarte, Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Notfallplan mit IT-Sicherheitskonzept, Belehrungen und sonstige Nachweise enthält.

Auf alle Stolpersteine und Unwägbarkeiten bei der Datenkontrolle kann man in einem kurzen Artikel nicht eingehen. Denn Daten sind alles, von der Aktennotiz über Adressen im Fahrtenbuch bis zu online eingegangenen Bewerbungen auf eine Lehrstelle: Will man einem Kunden zum Geburtstag gratulieren, benötigt man seine Einwilligung für die Datumsspeicherung. Hängt man eine Urlaubsliste in der Firma aus, muss jeder Mitarbeiter schriftlich zustimmen. Will man Material direkt auf die Baustelle liefern lassen, muss man das in der Datenschutzerklärung erwähnen, die dem Kunden zusammen mit Angebot und Pflegeanleitung übersandt wird. Und auch mit dem Materiallieferanten muss der Handwerksbetrieb eine gesonderte Datenschutzvereinbarung schließen.

Selbst für die privaten Aktivitäten seiner Mitarbeiter kann der Betrieb verantwortlich gemacht werden. Angestellte müssen datenrechtlich und aktenkundig belehrt worden sein. Sonst haftet der Betrieb, falls ein Mitarbeiter ein Foto eines von ihm verlegten Bodens im Netz postet und der Kunde und Besitzer dafür Schadensersatz fordert.

Es kostet Mühe und Sorgfalt, alle Datenschutzgrundsätze zu erfüllen. Ein unschuldiges Gesicht reicht nicht, wenn Abmahnungen, Unterlassungsklagen und Bußgelder ins Haus flattern. Wie gefährdet ein Handwerksbetrieb in dieser Hinsicht ist, lässt man am besten von einer Fachkraft prüfen. aus Parkett Magazin 01/21 (Recht)