Entscheidung mit ungeahnten Folgen

Die Qualifikation der Mitarbeiter liegt vielen Geschäftsinhabern am Herzen. Sie sorgen dafür, dass ihre Mitarbeiter vor Ort geschult werden, aber auch bei aushäusigen Seminaren oder bei Lieferanten. Frank Gaffrey, Inhaber von Betten Winkler, macht all das und noch mehr, indem er ein Intranet für seine inzwischen vier Filialen installiert hat. Die Vorteile dieser Form der Kommunikation haben den Firmenchef teilweise selbst positiv überrascht.

Das Dasein eines Chefs kann mitunter doch recht einsam sein, was man als Mitarbeiter häufig unterschätzt. Letztlich steht er alleine in der Verantwortung für den Betrieb und muss für sich entscheiden, wie er das Unternehmen zukunftssicher gestaltet. Oder er macht es wie Frank Gaffrey, dem es gelungen ist, durch die Installation eines firmeninternen Intranets das Wissen seiner Mitarbeiter zu fördern und zeitgleich davon zu profitieren.

Blick in die zeitgemäß gestaltete Filiale in Kriftel. Die drei anderen Häusern stehen dieser Optik nicht nach.

Begonnen hat es mit einem Chef-Coaching, das der junge Firmenchef sich gegönnt hatte. Er war für sich nämlich an einem Punkt angelangt, wo er erkannte, dass sich für ihn als Unternehmer etwas ändern musste, um auch langfristig in der Lage zu sein, seine damals drei Bettenfachgeschäfte zu führen. Die Erfahrung und die Lehren, die Gaffrey aus dem Coaching mitnehmen konnten, waren für ihn äußerst hilfreich. Eine Lehre war zum Beispiel, die Mitarbeiter stärker in das Geschäft einzubinden, über die reine Tätigkeit als Verkaufs- oder Auslieferungskraft hinaus. Hinzu kam, dass die Mitarbeiter Motivation auch gut gebrauchen könnten, angesichts damals rückläufiger Kundenfrequenz.

Als Kick-off gab es einen Workshop, an dem alle Mitarbeiter unter kundiger Anleitung einer Verkaufstrainerin teilnahmen. Ziel der Mitarbeiterqualifizierung war es, die Mitarbeiter zu Unternehmern im wörtlichen Sinn zu machen und stärker als bisher in die Entscheidungsprozesse einzubinden. Als Basis wurden die Belange des Unternehmens und der Mitarbeiter abgefragt. Und um ehrliche Ergebnisse zu erhalten, wurde zu Beginn ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es keine Tabus gebe und niemand durch seine Beiträge Nachteile erwarten müsse. Offenheit war gefragt. Rückblickend gibt Gaffrey zu, dass er bei manchen Beiträgen tatsächlich etwas schlucken musste.

Danach führte die Trainerin mit allen Verkaufsmitarbeitern Einzelcoachings durch. Vorrangiges Ziel: Was können wir zusätzlich tun, um unsere Kunden zu echten „Fans“ zu machen ? Zu guter Letzt wurden in jedem Standort Projektteams gebildet, die regelmäßig zusammenkommen und von festen Moderatoren aus dem jeweiligen Team geleitet werden. „Die Meinung jedes Mitarbeiters ist sehr wichtig und kann neutraler über die Projektarbeit abgefragt werden”, begründet Gaffrey. Die Frage, wie man als Chef drei, später vier Filialen und Projektteams führen und anleiten kann, löste der Winkler-Inhaber auf faszinierende Weise, denn der technikaffine Gaffrey entwickelte ein Intranet, auf das alle Mitarbeiter vollen Zugriff haben.

Dort sind alle wesentlichen Daten, Fakten und Informationen rund um das Unternehmen hinterlegt, sogar der Kalender des Chefs. Der wichtigste Bereich im Intranet ist die Seite „Projekte”. Hier wird alle 14 Tage eine Aufgabe/ein Projekt von Gaffrey eingestellt. Jedes Projektteam hat dann 14 Tage Zeit, Lösungen/Antworten zu erarbeiten. Die Teams sind selbst organisiert. Der Moderator/in trägt zuletzt die Ergebnisse in ein entsprechendes Formular im Intranet ein, welche dann direkt per Mail an die Geschäftsleitung übertragen werden.

Alle Ergebnisse werden in eine Liste eingetragen und veröffentlicht. Zusätzlich findet eine Stellungnahme durch die Geschäftsleitung statt und eine mögliche Einschätzung zur Realisierung der Vorschläge. Das erste Projekt stand unter dem Titel „Woran hat Ihr Chef bisher noch gedacht?”. Weitere Projekte waren etwa „die jährliche Jahresfeier“, „Was sind typische Killerphrasen im Verkaufsgespräch?“ und „100 Tage Rückgaberecht vs. Zufriedenheitsgarantie“.

Das Intranet beinhaltet zudem den Bereich „Umfragen”. Hier werden Fragestellungen mit einem schnellen Ergebnis eingestellt. Jeder Mitarbeiter darf an den Umfragen teilnehmen und seine Meinung Kund tun. Ebenso wurde eine umfassende Wissensdatenbank integriert. Insgesamt wurden das Unternehmen und die internen Abläufe für alle Mitarbeiter wesentlich transparenter.

Die Bettwaren-Abteilung, attraktiv und übersichtlich präsentiert.

So ein wenig ist das Intranet für Winkler zur sprichwörtlichen eierlegenden Wollmilchsau geworden, denn der Effekt dieses Intranets geht inzwischen weit über das gesetzte Ziel hinaus, die Mitarbeiter zu mehr Selbständigkeit zu motivieren. Das tut es selbstverständlich auch. Die Mitarbeiter arbeiten heute durch den Wissenszufluss wesentlich selbstbewusster und entscheidungsfreudiger. Aber auch der Austausch unter den Mitarbeitern zwischen den Filialen funktioniert viel besser. Außerdem beherbergt das Intranet einen Fundus an Wissen und Informationen, die neuen Mitarbeitern die Einarbeitung wesentlich erleichtert.

Nicht zuletzt profitiert auch Gaffrey selbst von der Einführung des Intranets. Denn jetzt landen viele Fragen und Entscheidungen gar nicht mehr bei ihm, sondern werden unter den Mitarbeitern schon vorher geklärt. Das hat eine nicht unerhebliche Entlastung, auch zeitlich, für ihn zur Folge. „Ich habe jetzt auch mal Zeit für einen Tag Homeoffice, habe etwas mehr Freizeit und kann mir Zeit nehmen, mir Gedanken über die Unternehmensstrategie zu machen”

Seit Juli letzten Jahres gehört in Mainz eine vierte Filiale zu Betten Winkler, die Bettenwelt von Hans Rackow, der sich aus Altersgründen aus dem Geschäft zurückzog. Die Übernahme des Geschäftes und alles was damit zusammenhing, lief über rund zwei Monate. In dieser Zeit konnte sich Gaffrey ganz auf diese Aufgabe konzentrieren, denn Dank des Intranets waren die Mitarbeiter in der Lage, ihre Filialen auch mal ohne den Chef zu leiten. „Das wäre früher nicht möglich gewesen”, freut sich der Inhaber über den Erfolg seiner Mitarbeiterqualifizierung.