Wie KI die Büroarbeit revolutionieren kann

Bereits seit 2015 setzt Frank Gaffrey von Betten Winkler eine konsequente Digitalisierungsstrategie um. Jüngster Coup: eine KI, die verschiedenste Büroaufgaben erledigt. Sie soll keineswegs ein Teammitglied ersetzen, sondern ihren menschlichen Kollegen monotone Tätigkeiten abnehmen, damit diese sich voll auf die Beratung konzentrieren können. Dafür wird das Unternehmen mit dem Haustex Star 2026 ausgezeichnet.

„Gestatten, Emma Winkler.“ Die neue Mitarbeiterin von Betten Winkler, die seit rund einem Jahr zum Team gehört, ist äußerst genügsam. Sie braucht weder Urlaub noch Feierabend und „langweilige“ Bürotätigkeiten wie das Korrigieren von Adresslisten nerven sie nicht im Geringsten. Sie ist eine KI – mit eigenem Namen, PC-Arbeitsplatz und vielfältigen Aufgaben. Geschäftsführer Frank Gaffrey ist begeistert von den Möglichkeiten, die diese Software von Wianco bietet.

Die Liebe zu technischen Neuerungen und den Blick über den Tellerrand habe ihm sein Vater Wolfgang in die Wiege gelegt, betont Gaffrey. Dieser hatte 1980 gemeinsam mit seiner Ehefrau Annette Betten Winkler in Bad Kreuznach übernommen und 1985 eine Filiale in Wiesbaden ans Netz gebracht. Da Frank Gaffrey die Branche liebte, aber zunächst unabhängig von den Eltern agieren wollte, macht er sich 2008 als Nachfolgeregelung mit dem Bettenhaus Rasbach in Kriftel bei Frankfurt selbstständig. Nach dem überraschenden Tod des Vaters 2009 stieg er ins Familienunternehmen ein. 2018 firmierte das Bettenhaus Rasbach in Betten Winkler um. Im gleichen Jahr komplettierte die Bettenwelt in Mainz das Portfolio des Unternehmens, das seitdem vier Standorte mit insgesamt 28 Mitarbeitern umfasst.

Unternehmerischer Mut

In Sachen Digitalisierung gehört Frank Gaffrey seit vielen Jahren zu den Vorreitern. „Mein Antrieb ist die Faszination“, betont er. „Ich teste Innovationen, weil es mir Spaß macht und ich den Mehrwert sehe.“ Nur einige Beispiele: Bereits 2015 startete er mit dem papierlosen Büro. Während Corona stellte er die Buchhaltungssoftware auf eine Cloud-basierte Lösung um, auf die sich von überall zugreifen lässt. Seine Monteure sind heute alle mit einem Tablet ausgestattet und seit kurzem ergänzt eine Online-Terminbuchung das Beratungsangebot. „Jede einzelne Neuerung war sehr aufwendig. Aber wenn die Systeme erstmal laufen, ist die Zeitersparnis enorm. Und die Kunden nehmen uns als modernes Unternehmen wahr.“ Dass es dabei auch Projekte gibt, die nicht von Erfolg gekrönt sind, ist für den Geschäftsführer kein Problem, sondern der Preis für unternehmerischen Mut. Vor drei Jahren ging er mit einer eigenen App an den Start, die nicht den gewünschten Erfolg brachte und deshalb jetzt ausläuft. „Natürlich hat mich das Zeit und Geld gekostet. Aber ich habe jetzt fundiertes Wissen und muss mich nicht auf Hörensagen verlassen. Und wer weiß, wofür diese Kenntnisse in fünf Jahren nützlich sind ?“

Kognitive KI fürs Büro

Reduziert und elegant ist der PoS gestaltet.

Jüngster Coup ist die digitale Assistentin Emma Winkler. Dabei handelt es sich um eine kognitive KI, die wiederkehrende Aufgaben zuverlässig abarbeitet. Frank Gaffrey entdeckte die Software von Wianco vor zwei Jahren während eines Workshops und war begeistert. Vor einem Jahr wurde Emma in seinem Unternehmen installiert. Sie benötigt einen eigenen Windows-PC, der idealerweise 24 Stunden am Tag läuft und an dem kein weiteres Teammitglied arbeitet. Ausgestattet mit E-Mail-Adresse und Benutzer-Account ist sie – schnittstellenfrei – in der Lage, sämtliche Programme und alle Daten des Firmennetzwerks zu nutzen. Zumindest, wenn die Altersfreigabe dies erlaubt, schmunzelt Frank Gaffrey. Er hatte Emma Winkler nämlich auch mit einem Geburtsdatum versehen: dem 16. Oktober 2024. Daraufhin sperrte Google direkt ihren Account, weil sie minderjährig sei.

Prozessbaum mit hunderten Schritten

Um ihr eine Aufgabe zu übertragen, muss zunächst ein exakter Prozessbaum erstellt werden. Dieser umfasst jeden nötigen Arbeitsschritt, inklusive sämtlicher Wenn-Dann-Varianten. „Das ist einmal ein immenser Aufwand und nur zu realisieren, wenn jemand im Unternehmen dazu Lust hat. Sonst sollte man sich die Kompetenz vom Software-Hersteller einkaufen“, so Gaffrey. Er wird dabei sehr von seiner Mitarbeiterin Elizabeth Silva unterstützt, die das nötige Know-how besitzt. Sie schreibt die jeweilige Step-by-Step-Anleitung und prüft mit ihm zusammen den kompletten Prozess vor der Live-Schaltung. Jede Anweisung lässt sich umschreiben und nachjustieren. „Das ist auch nötig“, betont Gaffrey, „denn bei größeren Projekten umfasst der Prozessbaum Hunderte einzelner Befehle.“ In naher Zukunft will Wianco dies vereinfachen. Dann soll es möglich sein, dass Emma dem Mitarbeiter per Video „über die Schulter schaut“ und den Prozess so lernt.

Emmas vielfältige Aufgaben

Bei Betten Winkler ist Emma schon voll im Einsatz. Eine wichtige Aufgabe ist die Korrektur von Adresslisten. Das Bettenfachgeschäft verschickt regelmäßig Mailings an rund 25.000 Adressen. Von der Post kommt dann eine Liste mit etwa 500 bis 700 Adressen zurück, die falsch waren. Diese mussten die Mitarbeiter bisher händisch im Warenwirtschaftssystem korrigieren – eine sowohl monotone als auch fehleranfällige Arbeit. Das übernimmt nun die KI.

Tierliebhaber sind eine attraktive Zielgruppe.

Ein weiterer Einsatzbereich ist die Bearbeitung von Google-Bewertungen. Täglich überprüft Emma zu festgelegten Uhrzeiten, ob es eine neue Bewertung gibt. Falls ja, nimmt sie den Text, lässt sich von Google Gemini mit Hilfe eines vorformulierten Prompts eine passende Antwort schreiben und veröffentlicht sie. Gleichzeitig informiert sie die Mitarbeiter im Intranet über die Bewertung. Zudem überprüft sie jeden Abend, ob die Filialen ihre Tagesabschlüsse in der Kasse gemacht haben. Gleiches gilt für den Monatsabschluss. Sollte das noch nicht erledigt sein, schickt sie dem Geschäftsführer eine E-Mail-Benachrichtigung. „Früher war das jeden Abend eine meiner Aufgaben. Nun habe ich den Kopf frei für anderes“, erläutert Gaffrey. Und was kostet ihn Emma ? Die Software selbst steht mit 6.000 Euro jährlich zu Buche. Hinzu kommen die Personalkosten für das Aufsetzen der Prozesse. Gleichzeitig spart die KI bei den Mitarbeitern täglich Zeit ein. „Emma soll kein Team-Mitglied ersetzen. Sondern allen wieder mehr Luft für das verschaffen, was wir am besten können: kompetent beraten und verkaufen.“

Das nächste Ziel im Visier

Als nächstes hat der Unternehmer ein großes Projekt für die KI im Blick: Sie soll die Filialumlagerung koordinieren. Dabei überprüft sie, welche Produkte in den Filialen verkauft wurden, gleicht das mit den Beständen an den anderen Standorten ab und macht Vorschläge zur Umlagerung von Waren. Darüber hinaus könnte sich Emma um die digitale Weiterleitung von Kundenrechnungen ins Dokumenten-Management-System und zum Steuerbüro kümmern sowie Social-Media-Beiträge erstellen. „Ideen habe ich genügend“, unterstreicht der Unternehmer, der anderen rät, sich mit den digitalen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und die Chancen für das eigene Unternehmen zu erkennen. „Man muss bereit sein, Zeit und Geld zu investieren. Aber ich bin überzeugt, dass es sich lohnt, wenn man sein Geschäft erfolgreich in die Zukunft führen will.“