Die digitalen Raumausstatter

Aufmaß, Kalkulation, Baustellenkoordination, Nachträge, Rechnung, Kommunikation, Showroom und noch vieles mehr: Der Bodenleger- und Raumausstatterbetrieb Tepu „lebt“ die Digitalisierung Tag für Tag. Der digitale Workflow auf der Baustelle und im Büro schafft Transparenz, Effizienz, Umsatzwachstum und auch Arbeitszufriedenheit. Diese „Vorbildliche Digitalisierungsstrategie“ belohnt die Jury mit dem Heimtex-Star 2022.

Die 1971 gegründete Firma Tepu ist eine der ersten Adressen für Raumausstattung und Renovierung im niedersächsischen Barsinghausen, 35 Minuten Autofahrt westlich von Hannover. Karl August Minnich hat den Betrieb gegründet; heute leitet sein Sohn Alexander das Unternehmen. Er ist bereits 28 Jahre im elterlichen Betrieb tätig, davon zwölf als Geschäftsführer. Beide haben sich diesen guten Ruf über die Jahre und Jahrzehnte erarbeitet, weil sie sich stets weiterentwickelt haben und mit der Zeit gegangen sind. So erweiterten sie etwa das ursprünglich kleine Einzelhandelsgeschäft mit angeschlossenem Handwerk bis Mitte der 2000er-Jahre zu einem Fachmarkt mit einer Ausstellungsfläche von 2.500 m² und den Umsatzschwerpunkten Einzelhandel und DIY.

Vom Einzelhändler zum Handwerksbetrieb

In den vergangenen 15 Jahren sind die Minnichs den nächsten Entwicklungsschritt gegangen. Denn immer weniger Endkunden besuchten die Ausstellung zum Stöbern, Bummeln und sich inspirieren lassen; der Bedarf an allgemeiner Produktberatung nahm ab. Stattdessen informierten sich die Verbraucher immer häufiger im Internet, bevor sie überhaupt den Weg in den Laden fanden.

Gleichzeitig stieg bei Tepu in den zurückliegenden zehn Jahren die Nachfrage nach professioneller Handwerksleistung für Bodenverlegung und Raumausstattung. Die Belegschaft wurde in diesem Bereich über die Jahre vergrößert. Heute sind 21 der aktuell 30 Angestellten Handwerker, vor allem Parkett- und Bodenleger sowie Raumausstatter. Das Handwerk ist mittlerweile Umsatzquelle Nummer eins bei Tepu.
Das gut laufende Handwerk stieß allerdings im Laufe der Expansionsphase an Grenzen: Einerseits aufgrund der stetig wachsenden Menge an Aufträgen. Andererseits erforderten diese eine immer anspruchsvollere und aufwendigere Bearbeitung im Büro sowie Ausführung auf der Baustelle. Rechtliche und technische Vorschriften wurden umfangreicher und komplizierter, Sortimente breiter und tiefer, Kundenwünsche anspruchsvoller.

Digitalisierung
verringert Komplexität

Das führte zu Unübersichtlichkeit, erhöhte die Anforderungen an die Mitarbeiter sowie gleichzeitig die Anzahl der Fehlerquellen. „Die händisch geführten Aufmaßnotizbücher führten beispielsweise zu falsch kalkulierten Aufträgen. Auch die Checklisten reichten für die Arbeit auf der Baustelle nicht mehr. Die Folge: fehlende Materialien und Baustellenverzögerungen“, erinnert sich der 52-jährige Alexander Minnich an die schwierige Phase vor acht, neun Jahren zurück.

„Wir haben uns mit dieser Situation natürlich nicht abgefunden, sondern haben sie zur Geburtsstunde der Digitalisierung unseres Betriebs gemacht“, erklärt Minnich. Diese dritte Veränderungsphase von Tepu hat bis heute weitreichende Folgen für alle Mitarbeiter und Betriebsabläufe. Denn der anspruchsvolle Geschäftsführer stellte die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens unter das folgende Motto: „Der Wille zur technischen Affinität und zum lösungsorientiertem digitalen Denken ist der Motor eines zeitgemäßen Betriebs.“

Wer heute die Firma Tepu mit der Verschönerung, Renovierung oder Modernisierung seiner Räume beauftragen möchte, hat sich sehr wahrscheinlich vorab im Internet informiert. Dort bietet der Betrieb deswegen einen virtuellen Rundgang durch die gesamte Ausstellung an. Der Kunde kann sich einen Eindruck verschaffen und erhält über Menüs nähere Informationen zu Sortiment, Produkten und Dienstleistungen des Hauses. Eine Terminvereinbarung ist dann selbstverständlich auch auf digitalem Wege möglich.

Digitale Akte – digitale Baustelle

Alexander Minnich hat die Büro- und Baustellenabläufe seines Betriebs mit 30 Mitarbeitern in den vergangenen Jahren umfänglich digitalisiert.

Erfolgt der Auftrag, legen die Tepu-Mitarbeiter eine digitale Akte in der Handwerkersoftware Win Worker an. Die Applikation ermöglicht es, für jede echte Baustelle draußen ein digitales Pendant in der betriebsinternen EDV anzulegen. Alles was mit diesem Auftrag und Kunden zu tun hat, findet sich in diesem digital angelegten Projektordner. Alle relevanten Tepu-Mitarbeiter haben digitalen Einblick in das „Projekt“. Sie sehen, wer „Projektleiter“ ist, also wer den Auftrag angenommen und angelegt hat, und können über die „Projektliste“ erkennen, wie der „Status“ ist, also ob etwa das Aufmaß erfolgt ist, der Auftrag mit Hilfe des System kalkuliert und dem Kunden bereits ein Angebot unterbreitet wurde.

Herzstück der internen Auftragssteuerung und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im Büro einerseits und zwischen ihnen und den Kollegen auf der Baustelle andererseits ist der „Projekt-Chat“. Dort hinterlegen alle am Auftrag beteiligten Tepu-Mitarbeiter alles Relevante: beispielsweise das erfolgte Aufmaß, die detailliierte Auflistung der Leistungstexte, Fotos der räumlichen Situation und gegebenenfalls Besonderheiten und Kundenwünsche, auf die die Kollegen vor Ort Acht geben müssen. Die Mitarbeiter im Einsatz auf Baustellen sind schon seit einigen Jahren mit einem Dienst-Smartphone ausgestattet und nutzen es für die digitale Dokumentation.

Auch Sprachnachrichten, in denen beispielsweise der Projektleiter dem Handwerker zusätzliche Informationen gibt oder der Handwerker über spontane Planänderungen informiert, sind Teil dieser „Baustellenaufzeichnung“. Dort werden die Baustellen-Checklisten digital abgehakt und ist später Platz für eventuelle Nachträge oder Reklamationen, die auf Fotos festgehalten und hinterlegt werden können. Das minimiert die Anzahl von Rückfragen innerhalb der Mannschaft. „Wir stellen damit sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind“, erklärt Minnich einen wesentlichen Vorteil des digitalisierten Arbeitsprozesses. Die gesamte Kommunikation mit dem Kunden erfolgt, was Unterlagen und Dokumente betrifft, per E-Mail.

Baustellen-Tätigkeiten digital erfasst

Tepu hat 2014 begonnen, die digitale Baustelle einzuführen. Alle Stammdaten zu den Produkten sowie Leistungstexte zu den gewöhnlich anfallenden handwerklichen Arbeiten seines Betriebs hat Alexander Minnich in monatelanger Fleißarbeit selbst erstellt und zu Win Worker hinzugefügt. Dafür haben seine Boden- und Parkettleger sowie Raumausstatter über einige Monate aufgezeichnet, wie viel Zeit sie für welche Tätigkeiten auf der Baustelle benötigen und wie viel Material sie dabei verbrauchen. Die erfassten Zeiten hat Geschäftsführer Minnich dann als Durchschnitt in den Leistungstexten hinterlegt.

„Was zu Beginn für die Mitarbeiter sicherlich gewöhnungsbedürftig war, gehört heute zu unserem Alltag“, sagt er. Inzwischen erfolgt nicht nur die Zeiterfassung der Mitarbeiter digital. Auch die Fahrzeugflotte ist mit GPS ausgerüstet; nicht mehr auffindbare Werkzeuge können über integrierte Chips geortet werden. „Dadurch sind wir in der komfortablen Lage, die Baustellenabläufe und -koordination zu optimieren und Arbeitskraft, Material, Fahrzeuge und Werkzeuge bedarfsgerecht und effektiv einzusetzen“, stellt Alexander Minnich die Vorteile heraus. Denn aus den Leistungstexten werden auch die Material-Packlisten für die Fahrzeuge generiert, die Teil einer jeden Baustelle sind.

Arbeitszufriedenheit ist gestiegen

Man minimiere auf diese Weise nicht nur unproduktive Zeiten und könne mehr Aufträge ausführen. Die digitale Baustelle schaffe Struktur und gebe der Mannschaft zusätzlich Sicherheit, ist Minnich überzeugt. Sicherlich habe es zu Beginn der Digitalisierung Mitarbeiter gegeben, die sich schwer getan haben und auch solche, die den Betrieb verlassen haben. „Aber die große Mehrheit schätzt die digitale Baustelle heute und sieht das System als hilfreiche Unterstützung und Arbeitserleichterung, die Fehlerquellen durch Organisation, Vereinheitlichung und Transparenz minimiert“, fasst der 52-Jährige zusammen.

Komplett auf analoge Organisationswerkzeuge verzichten kann und will der Geschäftsführer aber nicht. Um noch mehr Übersicht, Ordnung und Struktur in seinem Betrieb zu erhalten, hat sich Minnich bereits 2012, zwei Jahre bevor er die digitale Baustelle eingeführt hat, von einem Unternehmensberater schulen lassen. Seitdem nutzt er eine mehrere Meter lange Planungstafel – die digitale Akte visualisiert.

Analoger Gesamtüberblick

Auf den ersten Blick erinnert sie an ein Tableau am Eingang eines Hochhauses mit einer nicht enden wollende Anzahl von Klingelschildern in vielen unterschiedlichen Farben. Beim näheren Hinsehen erahnt der Betrachter eine Struktur und Ordnung der vielen kleinen, aus Schlitzen herausschauenden Zettel. Geschäftsführer Minnich und seine Mitarbeiter sind mit einem geübten Blick auf die Planungstafel in der Lage, den aktuellen Stand der momentan laufenden Baustellen samt Belegschaft zügig zu erfassen, Rückstände zu erkennen, Terminkollisionen vorauszusehen und ihre Mitarbeiter optimal auf den Baustellen einzusetzen, beispielsweise wenn jemand spontan Unterstützung benötigt oder ein anderer schneller als gedacht sein Tagwerk vollbracht hat.

Unternehmenszahlen per Mausklick

„Alle digital erfassten Aufträge werden zusätzlich ausgedruckt, in einer echten Akte abgelegt und über ein festgelegtes Farbmarkierungssystem in die Planungstafel aufgenommen und abgearbeitet“, erklärt Minnich. Der Gesamtüberblick schütze davor, dass doch einmal ein Auftrag „verloren gehe“ und ermögliche eine bessere Planung als rein digital, weiß der Geschäftsführer aus Erfahrung. Das habe auch ganz konkret im Tagesgeschäft zu einer sehr hohen Termintreue und Pünktlichkeit geführt, die sich in der Region herumgesprochen hat.

Zurück zur digitalen Baustelle. Die Software eröffnet Minnich auch die Möglichkeit, Auswertungen und Statistiken zu allerlei Parametern durchzuführen. „Ich bin beispielsweise auch in der Lage, mit wenigen Klicks sagen zu können, wie hoch unser aktueller Umsatz ist und wie die Erlöse im Vorjahresvergleich stehen“, betont der Geschäftsführer.

Jochen Lange