Digitalisierung optimiert die Arbeitsabläufe

Von der Kundenanfrage über Beratungswerkzeuge bis hin zur Rechnungserstellung – bei Raumausstattung Ahrens in Edemissen im Landkreis Peine läuft alles digital. Das spart Zeit und bietet die Möglichkeit, Kunden noch individueller zu betreuen als bisher. Die Jury war vom Konzept überzeugt und verleiht dem Unternehmen den Heimtex Star 2023 für vorbildliche Digitalisierung.

Bei Raumausstattung Ahrens in Edemissen sucht man Papier vergeblich. Inhaberin Bettina Ahrens und ihr Mann Sören Ahrens, ein Raumausstatter-Meister, haben ihr Geschäft sowohl intern als auch extern gegenüber der Kundschaft auf digitale Abläufe umgestellt. Auslöser für diesen Schritt war die arbeitsintensive Betreuung der Kunden im herkömmlichen System bei gleichzeitig drohendem Fachkräftemangel. „Wir hatten keine Chance, als Team zu wachsen“, betont Sören Ahrens.

Um dieses Problem zu lösen, wurde die Verkaufs- und Beratungsmitarbeiter in den digitalen Prozess integriert. So kann das gesamte Team flexibler sowie effizienter eingesetzt werden und sich gezielter um Kunden kümmern. Damit einher ging eine Beschränkung der Ladenöffnungszeiten auf Montag bis Freitag 10 bis 12 Uhr. Termine können online, aber auch telefonisch vereinbart werden. Sören Ahrens ist persönlich von montags bis freitags von 8 bis 19 Uhr über eine zentrale Telefonnummer direkt erreichbar.

Kunden ohne Scheu

„Unsere Kunden, auch die älteren von ihnen, haben sich gut auf die Veränderungen eingestellt“, meint Bettina Sören. Sie hätten keine Scheu davor, die digitalen Angebote zu nutzen. Dazu gehören nicht nur Terminabsprachen. Auch verschiedene Raumbildplaner stehen zur Verfügung. Per Click können Kunden damit von zu Hause aus ausprobieren, welche Farben und Designs ihnen gefallen und am besten zu ihrem Einrichtungsstil passen. Natürlich führt das Team Ahrens auch offline Gespräche im Ladengeschäft, präsentiert die ausgestellten Produkte und berät Kunden in ihren eigenen vier Wänden. Aber die zeit- und arbeitsintensiven Vorarbeiten werden auf die digitale Ebene verlegt.

Die Auswahl an Stoffen ist bei Ahrens groß. Sie werden auch zur Energieeinsparung in den Räumen und eine bessere Akustik genutzt.

Das betrifft auch den innerbetrieblichen Ablauf. Alle Anrufe, Faxe und Mails werden in einer Branchensoftware abgelegt und sind damit für das gesamte Team jederzeit abrufbar. „Unser Büro haben wir auf Kommunikation umstrukturiert“, erläutert der Raumausstatter-Meister. Dort werden Terminplanungen und Arbeitspläne verwaltet, auf die wiederum jeder Mitarbeiter Zugriff hat. So weiß jeder von jedem, wann wer wo arbeitet, über ein mögliches Zuspätkommen der Mitarbeiter kann zeitnah informiert werden und neue Aufgaben können spontan übernommen werden. Auch die Lohn- und Finanzbuchhaltung sind Teil des Systems, Rechnungen werden entsprechend per Mail versendet. „Wir haben alle Arbeitsabläufe optimiert und sind dadurch effektiver geworden“, betont der 54-Jährige.

Mit der Digitalisierung hat sich das traditionsreiche Raumausstatter-Geschäft, das 1961 gegründet wurde und in zweiter Generation geführt wird, auf den Weg in die Moderne begeben. Unterstützung erhielt das Ehepaar Ahrens bei der Umstrukturierung von der Decor-Union und Kaiser EDV. Zuvor wurde eine umfangreiche Marktanalyse durchgeführt.

Kundenkreis deutlich vergrößert

Bei den Kunden kommt das neue Kommunikationskonzept gut an, obwohl diese in der Altersgruppe 55+ gemeinhin nicht als digitalaffin gilt. Wie Sören Ahrens sagt, wurde der Kundenkreis sogar deutlich erweitert. Ein wesentlicher Grund waren seiner Meinung nach die Einschränkungen während der Hauptphase der Corona-Pandemie. „Wir waren telefonisch und über unsere Website immer erreichbar. Nach Angaben des Raumausstatters steigen die Zugriffszahlen 2020/21 um 5.000 %, der Umsatz ging um mehr als 30 % nach oben – ohne personell aufzustocken. Der Umsatz beläuft sich für das abgelaufene Jahr nach ersten Schätzungen auf rund 1 Mio. EUR. Pro Kunde werden im Durchschnitt 500 EUR ausgegeben. „Wir haben ein eher kleinteiliges Geschäft“, erklärt Ahrens.

Wie alle Produkte verarbeiten die Mitarbeiter von Ahrens auch die Bodenbeläge beim Kunden vor Ort.

Derzeit sind in dem Fachgeschäft rund 5.000 aktive Kunden vornehmlich aus einem Umkreis von rund 25 km registriert. Ihnen wird das Vollsortiment eines klassischen Raumausstatters geboten: Bodenbeläge, Tapeten, Gardinen, Sonnenschutz und Polsterei. Den größten Anteil hat Sonnenschutz mit 40 %. Alle Produkte werden von den Mitarbeitern vor Ort beim Kunden eingesetzt, zudem gehören Malerarbeiten wie das Anmischen von Wunschfarben und das Streichen der Wände zu den Serviceleistungen. Die gemeinsam erarbeiteten Gestaltungskonzepte werden auch während des Urlaubs der Kunden umgesetzt – ob es sich um ein Zimmer oder eine ganze Wohnung handelt.

Um die Heizkosten zu senken, legt Ahrens einen Schwerpunkt auf dämmende und isolierende Eigenschaften der Produkte. „Wohnen mit Stoff wird wieder stärker nachgefragt. Denn es soll Energie eingespart werden und viele Kunden haben bei den derzeit angesagten puristischen Einrichtungen Akustikprobleme“, weiß der Raumausstatter. Deshalb gehört auch die Anfertigung von Maßteppichen in die Angebotspalette. Darüber hinaus gibt es einen Reparatur-Service und einen Objekt-Service.

Ausstellung als Visitenkarte

Obwohl Ahrens Raumausstattung keine Laufkundschaft hat und die Geschäftszeiten reduziert wurden, kommen natürlich Kunden in den Ausstellungsraum. „Spätestens bei der konkreten Produktauswahl kommen sie zu uns“, meint Sören Ahrens. Deshalb wird im Ladengeschäft auch regelmäßig entsprechend den Trends umdekoriert. „Die Ausstellung ist unsere Visitenkarte.“ Wer sich dort umsieht, wird erstaunt feststellen, dass auch ein Flügel und ein Schlagzeug dort stehen. Dazu der Raumausstatter-Meister: „Die Instrumente haben in unserer Wohnung hinter dem Geschäft keinen Platz. Jetzt sind sie in der Ausstellung ein Kommunikationsmittelpunkt.“

Über die Instrumente werden Beratungsgespräche eingeleitet und die Stimmung ist sofort positiv. Aber sie werden auch aktiv genutzt. Wenn Sören Ahrens Zeit hat, spielt er auf dem Flügel, um sich zu entspannen. Und wenn dann auch noch seine drei Kinder nach Hause kommen, wird zusammen musiziert. Ein Sohn spielt das Schlagzeug, der andere die Posaune. So wird das Geschäft zum verlängerten Wohnzimmer der Familie.

Cornelia Küsel